Archivácia účtovných dokladov

Archivácia účtovných dokladov je povinnosťou každej účtovnej jednotky, ktorá vedie účtovníctvo. Účtovná jednotka je povinná uchovávať účtovné doklady a účtovné záznamy počas stanovenej lehoty.

Účtovná jednotka je povinná pri vedení a uchovávaní účtovnej dokumentácie zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť účtovných dokladov.

Čo je účtovný doklad?

Účtovný doklad je písomnosť z formálnej aj obsahovej stránky upravená predpísaným spôsobom, ktorá dokladá a overuje hospodárske operácie alebo účtovné operácie podľa nej zaúčtované. Má dvojakú funkciu:

• Dokladovaciu funkciu, ktorá spočíva v tom, že účtovný doklad dokladuje skutočnosť, ktorá je účtovným prípadom.
• Overovaciu funkciu, ktorá spočíva v tom, že účtovný doklad overuje správnosť a úplnosť účtovných záznamov.

Náležitosti účtovného dokladu

Účtovný doklad musí obsahovať nasledujúce náležitosti:

• Slovné a číselné označenie, ktoré musí byť jednoznačné a umožňovať identifikáciu účtovného dokladu.
• Obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov, ktorý musí byť dostatočne zrozumiteľný a umožňovať jednoznačné určenie charakteru účtovného prípadu a jeho účastníkov.
• Peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva, ktorý musí byť dostatočne presný a umožňovať určenie hodnoty účtovného prípadu.
• Dátum vyhotovenia účtovného dokladu, ktorý musí byť jednoznačný a umožňovať určenie časového obdobia, v ktorom sa účtovný prípad uskutočnil.
• Podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie, ktorými sa potvrdzuje, že účtovný doklad bol riadne vyhotovený a zaúčtovaný. Od 1.1.2022 došlo k vypusteniu povinnosti uviesť na účtovnom doklade podpis osoby zodpovednej za zaúčtovanie.

Ako uchovávať účtovný doklad

Účtovná jednotka má možnosť uchovávať účtovný doklad v listinnej alebo elektronickej forme. V prípade, že účtovná jednotka zvolí elektronickú formu uchovávania účtovného dokladu, je povinná zabezpečiť, aby bol doklad uložený v elektronickom systéme, ktorý zaisťuje jeho integritu, neporušenosť a ochranu pred neoprávneným prístupom.

Uchovávanie účtovných dokladov je dôležitou súčasťou účtovníctva. Účtovná jednotka je povinná uchovávať účtovné doklady počas stanovenej lehoty. Účtovné doklady, ktoré sa vzťahujú na príjmy a výdavky, ktoré sú predmetom dane z pridanej hodnoty, sa archivujú 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.

Listinné či elektronické účtovné záznamy?

• Listinné účtovné záznamy sú účtovné doklady a účtovné záznamy, ktoré sú vyhotovené na papieri alebo inom materiáli, ktorý je možné čítať bez použitia technických zariadení.
• Elektronické účtovné záznamy sú účtovné doklady a účtovné záznamy, ktoré sú vyhotovené v elektronickej forme.

Výhody a nevýhody listinných a elektronických účtovných záznamov

Všeobecne možno povedať, že elektronická forma archivácie účtovných záznamov je výhodnejšia ako listinná forma. Elektronická forma archivácie je kompaktnejšia, efektívnejšia a bezpečnejšia. Avšak pre niektoré účtovné jednotky môže byť vhodnejšia listinná forma archivácie. Napríklad pre malé účtovné jednotky s malým objemom účtovných záznamov môže byť listinná forma archivácie jednoduchšia a lacnejšia. V prípade, že účtovná jednotka zvolí elektronickú formu archivácie účtovných záznamov, je povinná zabezpečiť, aby účtovné doklady a účtovné záznamy boli uložené v elektronickom systéme, ktorý zaisťuje ich integritu, neporušenosť a ochranu pred neoprávneným prístupom.

Lehoty na archiváciu účtovných dokladov

Účtovné doklady sa musia podľa zákona o účtovníctve archivovať po dobu 5 rokov, ale podľa zákona o DPH sa vyžaduje doba archivácie po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú a uplatní sa táto dlhšia lehota.

Ako archivovať účtovné doklady?

Účtovná jednotka je povinná zabezpečiť, aby účtovné doklady a účtovné záznamy boli počas celej doby archivácie chránené pred poškodením, zničením, odcudzením a neoprávneným prístupom. Účtovná jednotka môže účtovné doklady a účtovné záznamy archivovať v listinnej alebo elektronickej forme.

Zodpovednosť za archiváciu účtovných dokladov

Zodpovednosť za archiváciu účtovných dokladov a účtovných záznamov je na účtovnej jednotke. V prípade, že účtovná jednotka poruší povinnosti pri archivácii účtovných dokladov, môže jej daňový úrad uložiť pokutu.

Zákony týkajúce sa účtovných dokladov

Účtovné doklady sa týkajú viacerých právnych predpisov, ktoré upravujú ich obsah, formu, vyhotovovanie, uchovávanie a ďalšie povinnosti účtovných jednotiek.

Základným právnym predpisom, ktorý upravuje účtovné doklady, je zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.

Ďalšie právne predpisy, ktoré sa týkajú účtovných dokladov, sú:

• Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty, ktorý upravuje náležitosti daňového dokladu.
• Zákon č. 432/2002 Z. z. o účtovníctve v poisťovníctve, ktorý upravuje účtovné doklady v poisťovníctve.

Elektronizácia uchovávania účtovných dokladov

Elektronizácia uchovávania účtovných dokladov je proces, pri ktorom sa účtovné doklady uchovávajú v elektronickej forme.

Výhody elektronizácie uchovávania účtovných dokladov

Elektronizácia uchovávania účtovných dokladov má niekoľko výhod, medzi ktoré patria:

• Zjednodušenie a zefektívnenie procesu uchovávania účtovných dokladov
• Zníženie nákladov na uchovávanie účtovných dokladov
• Zlepšenie ochrany účtovných dokladov pred poškodením, zničením alebo odcudzením
• Uľahčenie prístupu k účtovným dokladom

Podmienky elektronizácie uchovávania účtovných dokladov

Elektronické účtovné doklady musia spĺňať nasledujúce podmienky:

• musia byť čitateľné a nemožno ich meniť bez zanechania stopy,
• musia byť zabezpečené proti neoprávnenému prístupu a zneužitiu a
• musí byť zabezpečené ich trvalé uchovávanie.

Elektronizácia uchovávania účtovných dokladov na Slovensku

Na Slovensku je elektronizácia uchovávania účtovných dokladov upravená zákonom o účtovníctve. Novela zákona o účtovníctve, ktorá nadobudla účinnosť 1. januára 2022, umožňuje účtovným jednotkám archivovať účtovné doklady v elektronickej podobe aj v prípade, že sa tieto účtovné doklady nevyhotovujú v elektronickej forme. Elektronizácia uchovávania účtovných dokladov je moderným a efektívnym spôsobom, ako zabezpečiť riadne uchovávanie účtovných dokladov.

Aplikácie na uchovávanie účtovných dokladov

Na uchovávanie účtovných dokladov je možné využiť viacero aplikácií. Medzi najčastejšie používané aplikácie patria:

• ERP systémy, ako napríklad SAP, Oracle, Microsoft Dynamics AX, HELIOS iNuvio, či Navision. Tieto systémy ponúkajú komplexné riešenie pre účtovníctvo, vrátane uchovávania účtovných dokladov.
• Online softvéry, ako napríklad, iDoklad či SuperFaktúra. Tieto softvéry sú určené pre menšie účtovné jednotky, primárne slúžia na vystavovanie a evidenciu účtovných dokladov, nenahrádzajú však funkciu účtovného softvéru a ponúkajú jednoduchšie riešenie pre uchovávanie účtovných dokladov.
• Cloudové služby, ako napríklad Google Drive, Microsoft OneDrive, či Dropbox. Tieto služby ponúkajú možnosť uchovávať účtovné doklady v cloude, čo je výhodné z hľadiska prístupu k účtovným dokladom z akéhokoľvek zariadenia.

Pri výbere aplikácie na uchovávanie účtovných dokladov je dôležité zvážiť všetky relevantné faktory, aby účtovná jednotka mohla vybrať aplikáciu, ktorá bude vyhovovať jej potrebám.